Основные вопросы, регулируемые регламентом местной администрации

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровня­ми управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе рег­ламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответст­венность и права, формируется система единых требований к руководителям .

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся по­ложения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для норматив­но-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Со­ставлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные под­разделения администрации:

♦ курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

• осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономиче­ской и экологической ситуации в муниципальном образовании;

• готовят необходимые справочно-информационные и аналитические мате­риалы;

• по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

• осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

• организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделе­ний, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структур­ных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разде­ления труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каж­дой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правиль­ному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессио­нальной квалификации, совершенствованию функционального и технологиче­ского разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодейст­вие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции использу­ются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы местной администрации

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделе­ний. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными под­разделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно. Обычно план работы администрации включает:

• вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

• вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

• вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;

• вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;

• организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответст­венных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анали­зу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере не­обходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования

Важное направление деятельности администрации — ее взаимодействие с пред­ставительным органом муниципального образования, подготовка проектов нор­мативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В ка­честве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласова­ны с руководителем аппарата и с юридической, а также финансовой службой ад­министрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.

Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного орга­на, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа мо­гут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.

Организация работы коллегии администрации

Как отмечалось выше, во многих муниципальных образованиях при главе адми­нистрации создается коллегия или иной совещательный орган, предназначенный для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов функционирования муниципального образования. В состав коллегии обычно входят: глава админист­рации (председатель коллегии), его заместители, руководитель аппарата, руково­дитель финансового органа администрации, руководитель местного органа внут­ренних дел, и могут входить руководители некоторых предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципально­го управления. Их участие обеспечивает всестороннее, квалифицированное и объ­ективное решение проблем управления муниципальным образованием..

Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в месяц. На них обычно рассматриваются крупные и комплексные вопросы, в ча­стности:

• планы и программы социально-экономического развития муниципального образования;

• предложения к планам и программам, принимаемым органами власти субъ­екта РФ и затрагивающим интересы муниципального образования;

• проекты крупных договоров на поставку и приобретение продукции за счет бюджетных средств;

• программы по охране окружающей среды, вопросы строительства и рекон­струкции природоохранных объектов;

• вопросы деятельности структурных подразделений администрации по ис­полнению их полномочий;

• предложения о размещении, развитии и специализации предприятий и ор­ганизаций различных форм собственности, деятельность которых важна для муниципального образования;

• сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном обра­зовании и требующие принятия всесторонне продуманных решений.

Перечень вопросов, выносимых на заседание коллегии, зависит от специфики конкретного муниципального образования.

Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации. Решения, принятые на коллегии, оформляются при необходи­мости постановлениями и распоряжениями главы администрации.

Работа администрации с гражданами (клиентами)

Закон устанавливает право граждан на индивидуальные и коллективные обра­щения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сро­ков и порядка рассмотрения обращений граждан законами субъектов РФ может быть установлена административная ответственность.

Регламентом работы администрации предусматривается определенная сис­тема приема граждан руководителями администрации. Устанавливаются дни и часы приема посетителей каждым руководителем (обычно 1-2 раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей с насе­лением, в том числе для разъяснения вопросов, наиболее часто поднимаемых в письмах и обращениях.

В приемной все устные и письменные обращения граждан регистрируются, а затем направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администра­ции, его заместителю либо в структурное подразделение. Приемная также осу­ществляет контроль (иногда компьютеризированный) соблюдения сроков рас­смотрения обращений граждан. В некоторых крупных городах создана сеть общественных приемных в районах, могут создаваться «горячие» телефонные линии.

Для неотложных обращений граждан (например, по поводу аварий в системах жизнеобеспечения) в администрациях создается срочная диспетчерская служба (круглосуточная). В выходные и праздничные дни, а также ночью устанавлива­ются дежурства ответственных работников администрации.

В некоторых местных администрациях начали внедряться прогрессивные тех­нологии работы с клиентами (гражданами и юридическими лицами), целью ко­торых является повышение качества муниципальных услуг, оказываемых струк­турными подразделениями. К числу таких услуг относится выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов на просьбы и обращения и др. Основными компонентами новых технологий являются сле­дующие.

1. Составление перечня (реестра) муниципальных услуг, предоставляемых структурными подразделениями администрации. Примерами могут быть выдача справок по социальным льготам, справок из архива, согласование выделения земельных участков для различных нужд, согласование архитек­турно-планировочной документации, прием заявок на участие в конкурсах на приобретение муниципального имущества, участие в выполнении муни­ципального заказа и т. д.

2. Разработка информационной карты на каждую услугу, в которой указыва­ется: структурное подразделение администрации, ответственное за решение данного вопроса, с указанием конкретного лица, номера его кабинета и те­лефона; перечень документов, которые необходимо представить заявителю для решения вопроса; нормативные акты, на основании которых должен быть решен данный вопрос; стоимость предоставления услуги (если она платная) и способ оплаты; место подачи документов; нормативный срок ре­шения вопроса; порядок обжалования решения; другая информация (при необходимости).

3. Разработка технологической карты процесса решения данного вопроса внутри администрации (последовательность процедур). Технологическая карта определяет алгоритм действий работников администрации.

4. Создание единого пункта обслуживания клиентов по предоставлению му­ниципальных услуг (лучше всего на первом этаже здания администрации). В нем принимаются все обращения клиентов и выдаются все ответы на об­ращения. Там можно ознакомиться с реестром муниципальных услуг, пре­доставляемых в администрации, информационными картами по любой услуге, получить бланки формуляров для заполнения требуемых заяви­тельных документов, а также необходимую консультацию.

Внедрение такой технологии позволяет кардинально улучшить работу адми­нистрации с населением, обеспечить ее соответствие международным стандар­там качества.

Организация проведения совещаний

Еще одним механизмом организации деятельности местной администрации яв­ляются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совеща­ния и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, ко­торые требуют координации деятельности нескольких структурных подразде­лений.

Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и мето­дам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и ис­следовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение.

Организация труда работников администрации

Организация управленческого труда муниципальных служащих — один из важ­нейших факторов эффективной работы местной администрации. Его значение зачастую недооценивается руководителями и специалистами администраций. Однако именно рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая ус­тойчивое положение муниципальных образований.

Одним из направлений научной организации труда муниципальных служа­щих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации.

Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление раз­личных видов деятельности, а кооперация — совместное участие работников в од­ном или нескольких взаимосвязанных процессах. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций.

Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это вы­ражается в том, что расчленение процесса труда на отдельные составляющие с закреплением их за определенными работниками или группами работников в значительной степени предопределяет и форму взаимодействия.

Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администра­ции представлены на рис. Это позволяет обеспечивать стабильность систе­мы муниципального управления.