Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации

Основные признаки, по которым осуществляется разделение труда:

• состав и содержание функций управления;

• технологическая однородность работ;

• сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики ис­полнителей.

В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологи­ческое и квалификационное разделение труда.

Функциональное разделение труда — это разграничение и обособление дея­тельности групп работников по функциям управления и относительно самостоя­тельным сферам деятельности.

Технологическое разделение труда — это разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдель­ными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориента­цию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В общем виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических ис­полнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закреп­ленных за работником технологически разнородных работ и решаемых задач. Можно выделить три формы технологического разделения труда, причем каж­дой категории управленческого персонала соответствует одна из них.

Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга за­дач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Она характерна для руководителей.

Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или не­скольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее харак­терна для специалистов, но может использоваться и для технических исполните­лей (например, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т. п.).

Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации тру­да, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции, переработка информации с помощью ЭВМ и т. п.). Она использу­ется в основном для технических исполнителей (например, для машинистки).

Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выде­лить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры вы­полнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут вы­полняться с помощью технических средств.

Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей ме­жду работниками различных квалификаций с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подраз­делений администрации. Квалификационное разделение труда обусловливает необходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служа­щими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и имеющими различную квалификацию.

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служа­щего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

• анализ личного бюджета времени;

• оценку планируемого объема работ (деятельности);

• сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

• формирование личного перспективного плана;

• разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный вы­бор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т. п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составле­нию проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую оче­редь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим ис­полнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего це­лесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего вре­мени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60%. Из оставших­ся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и нака­пливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятель­ности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести во­едино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выпол­нения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими пра­вилами:

• в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

• план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, по­скольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;

• необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

• временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении кон­трольного срока не утратили своего значения, следует переносить на сле­дующий период;

• в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение;

• важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что по­зволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

• надо не планировать «спешных» дел, поскольку далеко не всегда неотлож­ное дело является самым важным и срочным, однако именно «спешные» дела занимают большую часть времени;

• следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

• при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на по­ездки и ожидания;

• в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повы­шение квалификации;

• при планировании в некоторых случаях необходимо рассматривать альтер­нативные варианты;

• в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

• желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых по­сетителей.

Большую помощь при планировании и организации личного рабочего време­ни муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сде­лать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных слу­жащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и ор­ганизация автоматизированных рабочих мест.

Стиль работы администрации и роль ее лидера

Система планирования, организация и стиль работы муниципальной админист­рации в значительной степени зависят от личности руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а руко­водитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация как ис­полнительный орган организуется на принципе единоначалия. В зависимости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы администрации мо­жет изменяться и сама ее структура, например количество заместителей и рас­пределение обязанностей между ними.

В теории менеджмента известно несколько стилей работы руководителя, ока­зывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, замыкающий на себя решение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, остав­ляющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех теку­щих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблю­дается сочетание того и другого.

Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиаль­ную работу, выслушивать различные точки зрения, постоянно сверять принятые решения с ходом их реализации, не бояться вносить в них необходимые коррек­тивы.