5. Планування роботи та діловодство юридичної служби.

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби можна досягти тільки у разі правильного її планування. Порядок розробки планів діяльності юридичних служб визначається методичними рекомендаціями щодо організації роботи на підприємствах, які розроблює і затверджує Міністерство юстиції України.

Плани, як правило складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам планування господарської діяльності підприємства. Це так звані поточні плани.

Перспективні плани складають на термін понад рік.

Кожна галузь має певну специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи юридичних служб.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер, кількість юристів та їх кваліфікацію.

Розробляючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватися таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов’язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх ефективності.

Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць. Особисті плани затверджує керівник юридичної служби.

Обов’язки в юридичній службі розподіляються залежно від обсягу роботи і структури юридичної служби. Функції потрібно розподіляти так, щоб у кожного юрисконсульта були у провадженні окремі вузлові питання (наприклад, здійснення претензійно-позовної роботи), а також конкретні ділянки поточної роботи: кодифікація чинного законодавства, складання звітності, тощо.

Детальніше обов’язки визначаються посадовими інструкціями працівників юридичної служби.

Діловодство взагалі – це робота, пов’язана з обліком, реєстрацією, контролем за виконанням та збереженням документів.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (канцелярія, секретаріат та ін.).

Однак діловодством займається і юридична служба, оброблюючи велику кількість різних документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватись в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість юридичних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Недодержання термінів оформлення документів або їх порушення призводить до негативних наслідків.

Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу паперів і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації; розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах; розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Юридична служба у діловодстві користується журналами: реєстрації претензій, висунутих підприємством; реєстрації претензій, висунутих до підприємства; обліку договорів з постачальниками; обліку договорів із споживачами та ін.

Крім того у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з номенклатурою вкладаються накази вищих організацій; роз’яснення та інструктивні листи Вищого господарського суду України; копії положень про підприємство і структурні підрозділи; плани роботи відділів і юрисконсультів та деякі інші. Ці документи зберігаються в юридичній службі протягом року, після чого передаються до архіву підприємства.