§ 5. Администрирование и менеджмент в roc; и муниципальном управлении 63

1. ясность и однозначность сообщений (указаний, докладных за­ писок и т.д.). Не следует стремиться в одном предложении документа выразить слишком много мыслей;

2. полнота. Упрощение информации, ее частичное представление может исказить события и картину управленческих действий;

3. краткость. Длинные и бессвязные докладные записки, приказы, послания только вредят делу, запутывают его и затрудняют принятие решения;

4. конкретность. По абстрактным сообщениям и отчетам («усили­ ли», «приняли меры», «мобилизовали все силы» и т.д.) трудно пред­ ставить действительную картину состояния дел;

5. объективность. Сообщение бесполезно и даже вредно, если оно неверно.

Учет, контроль, анализ. Контрольно-аналитическая функция ме­неджмента предполагает учет, контроль и анализ. Они возможны, а часто необходимы на каждом этапе менеджмента и реализуются в раз­ной последовательности.

Какой-либо учет, хотя бы без документального оформления, руко­водитель ведет всегда. Он держит в памяти задания, поручаемые госу­дарственным служащим, и учитывает их, стремясь распределять их равномерно. Формализованный учет (хотя бы в виде записей) ведется во всех органах, он необходим в частности при подготовке отчетов о работе за год и т.д.

Более сложные формы учета связаны с созданием картотек (при­мером является каталог библиотеки), специальные формы учета суще­ствуют для персонала (карточка государственного служащего, личное дело, трудовая книжка, куда записываются продвижения по службе, поощрения). Среди технических средств наиболее надежным и эффек­тивным является компьютер. Он позволяет быстро отыскать любые анесенные в файл сведения.

В отношении явлений, которые функционально подконтрольны соответствующему государственному, муниципальному органу, долж­ностному лицу, ведется текущий, оперативный учет. Все государст­венные органы собирают и обобщают статистические данные. Мили­ция ведет учет разного рода правонарушений, органы охраны природы подсчитывают число животных на определенной территории, органы, ведающие землеустройством, учитывают число сделок с землей в оп­ределенном районе и т.д. Эти данные собираются десятки лет. Обра­ботка учетных данных позволяет установить, во-первых, состояние тех или иных явлений, а во-вторых, тенденции их развития. Выявив те